Automazioni
I messaggi WhatsApp che partono da soli quando succede qualcosa a un contatto.
9 min di lettura
Un'automazione è una regola del tipo «quando succede questo, manda questo messaggio dopo questo tempo». È la funzione che fa risparmiare più ore in assoluto: chi ti scrive alle 22:00 riceve una risposta la mattina dopo appena apri, senza che tu debba fare niente.
Parti dai modelli già pronti
Premi Sfoglia Modelli in cima alla pagina Automazioni: trovi sequenze già scritte in italiano — benvenuto, promemoria appuntamento, recupero assenti, cura post-trattamento, richiesta recensione. Le applichi con un clic e poi cambi il testo a modo tuo.
Quando deve partire
Ogni automazione ha un innesco. Ce ne sono tre:
Il lead entra in una fase
Scegli la colonna della Pipeline. Esempio: entra in Nuovo → messaggio di benvenuto. Puoi anche scegliere «in qualsiasi fase».
Intorno all'appuntamento
Si regola sulla data della visita, non sulla colonna. Serve per conferme e promemoria: «24 ore prima», «2 ore prima».
Quando il lead è assente
Parte quando segni qualcuno come Assente. Serve per riproporre un nuovo appuntamento.
A chi mandarlo
Il campo Chi riceve evita gli errori più imbarazzanti. Puoi limitare l'automazione a:
- Tutti — chiunque faccia scattare l'innesco
- Solo lead — chi non ha ancora acquistato. Da usare per i messaggi di vendita
- Solo clienti — chi ha già acquistato. Da usare per il post-trattamento e le promozioni riservate
Restringere ancora di più
Moduli Facebook
Fai partire il flusso solo per chi arriva da certe campagne. Serve a consegnare un contenuto diverso per ogni annuncio: chi ha chiesto la guida sul laser riceve quella guida.
Trattamenti collegati
Solo gli appuntamenti per certi servizi attivano il flusso. Le indicazioni pre-visita di un trattamento non hanno senso per un altro.
Invia anche fuori orario
Ignora l'orario di apertura: il messaggio parte subito, anche di notte. Ha senso solo per consegnare un file o un link appena richiesto.
Quando fermarsi
Tre interruttori evitano la brutta figura del messaggio automatico mandato alla persona sbagliata nel momento sbagliato:
Annulla se diventa cliente
I messaggi ancora in coda vengono cancellati appena la persona acquista. Nessun «hai ancora dubbi?» a chi ha già pagato.
Interrompi se risponde
Appena la persona ti scrive, il resto della sequenza si annulla. Da tenere sempre acceso sui flussi di recupero: chi ha risposto non va inseguito.
Interrompi se cambia fase
Il resto della sequenza si annulla quando sposti la scheda in un'altra fase, no-show incluso. Sono due interruttori separati: se sposti le schede solo per fare ordine, lascia spento questo e acceso l'altro.
I tempi di ogni messaggio
Ogni messaggio della sequenza ha il suo momento. Nel menu Quando inviare trovi le scelte già pronte — Subito, 1 ora dopo, 24 ore dopo, 3 giorni dopo, e per gli appuntamenti anche 24 ore prima, 2 ore prima — oppure Personalizzato per indicare un numero preciso di minuti, ore o giorni.
La modalità a percentuale
Solo per i flussi legati all'appuntamento. Invece di un tempo fisso, indichi a che punto del percorso mandare il messaggio, e Clientelo calcola la data da solo.
Un esempio
Una persona prenota il 1° maggio per una visita il 10 maggio. Un messaggio al 50% parte il 5 maggio, uno all'85% parte l'8 maggio. Se un'altra persona prenota l'8 maggio per il 10, lo stesso messaggio al 50% parte il 9. Un solo flusso funziona bene sia per chi prenota con un mese di anticipo sia per chi prenota per dopodomani.
Personalizzare il testo
Dentro il messaggio puoi inserire dei segnaposto che vengono sostituiti con i dati veri della persona. Si scrivono con una sola parentesi graffa per lato, e il pulsante Inserisci Variabile li aggiunge al posto giusto senza doverli ricordare.
{first_name}Nome{last_name}Cognome{phone}Numero di telefono{source}Da dove è arrivato il contatto{treatment}Servizio di interesse{doctor_name}Nome del medico{appointment_date}Data dell'appuntamento{appointment_time}Ora dell'appuntamento{clinic_name}Nome della tua attività{follow_up_date}Data del prossimo richiamo{no_show_count}Quante volte non si è presentato{notes}Le note della scheda{form_name}Nome del modulo Facebook di provenienzaGuarda l'anteprima prima di attivare
Sotto al testo, Anteprima Live ti mostra il messaggio con dei dati di esempio. È il modo più rapido per accorgersi di un «Ciao {first_name}!» scritto male, che arriverebbe così com'è al cliente.
Il registro dei messaggi
In fondo alla pagina Automazioni c'è il Registro Messaggi: ogni messaggio partito o in attesa, con la persona a cui è destinato. Puoi filtrarlo per stato e cercare un nome.
In coda. Partirà all'orario previsto, dentro il tuo orario di lavoro.
Uscito da WhatsApp.
Arrivato sul telefono della persona.
La persona l'ha aperto.
Non è partito: numero non valido, non è su WhatsApp, oppure la connessione era caduta.
Cancellato prima di partire. Il motivo è scritto accanto: la persona ha risposto, ha cambiato fase o è diventata cliente — e questo flusso era impostato per fermarsi in quel caso.
La sequenza di benvenuto
Vuoi che ogni nuovo contatto riceva una risposta senza che tu debba stare attaccato al telefono.
- 1.Apri Automazioni → Sfoglia Modelli → applica Benvenuto Nuovo Lead
- 2.Controlla l'innesco: il lead entra nella fase Nuovo
- 3.Imposta Chi riceve su Solo lead
- 4.Accendi Interrompi se risponde (e anche Interrompi se cambia fase, se vuoi che basti spostare la scheda)
- 5.Rileggi i tre messaggi e adattali al tuo tono di voce
- 6.Controlla l'Anteprima Live
- 7.Attiva l'interruttore del flusso
- 8.Prova con un contatto di test intestato al tuo numero